Die meisten Betriebe, mit denen wir darüber sprechen, sagen denselben Satz: „E-Rechnung machen wir längst, wir schicken doch alles als PDF per Mail.“ Das ist gut gemeint und leider falsch. Ein PDF ist im Sinne des Gesetzes keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“, genau wie ein Blatt Papier im Umschlag.
Das ist keine Wortklauberei, sondern der Kern der ganzen Umstellung. Und sie läuft schon: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Dafür gab es keine Übergangsfrist. Was jetzt näher rückt, ist die Pflicht, selbst welche zu verschicken.
Hier steht, welche Frist für Sie gilt, was Sie wirklich brauchen und was nur verkauft werden soll.
Was eine E-Rechnung ist, und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den ein Programm ohne Umweg einlesen kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate:
- XRechnung: eine reine XML-Datei. Für Menschen sieht das aus wie kryptischer Code, für Buchhaltungsprogramme ist es perfekt lesbar.
- ZUGFeRD: ein PDF, in dem dieselben Daten zusätzlich als XML eingebettet sind. Sie sehen eine ganz normale Rechnung, Ihr Programm sieht die Daten dahinter. Für kleine Betriebe ist das meist die angenehmere Variante.
Alles andere, also Papier, ein normales PDF, ein Foto der Rechnung, ist eine sonstige Rechnung. Bis Ende 2026 ist das beim Versand noch erlaubt, für ein PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
Die Fristen, ohne Beiwerk
- Seit 01.01.2025: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Gilt für alle, ohne Ausnahme, auch für Kleinunternehmer.
- Bis 31.12.2026: Beim Versand an andere Unternehmen dürfen Sie weiter Papier oder PDF nutzen.
- Ab 01.01.2027: Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 müssen inländische B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden.
- Ab 01.01.2028: Die Versandpflicht gilt für alle, unabhängig vom Umsatz.
Für die meisten kleinen Betriebe heißt das: Der Versand wird erst 2028 zur Pflicht. Der Empfang ist es seit anderthalb Jahren. Genau diese Reihenfolge wird am häufigsten verwechselt, und der Empfang ist der Teil, bei dem heute schon etwas schiefgehen kann.
Ein Hinweis zur Einordnung: Wir sind Techniker, keine Steuerberater. Die Fristen und Grenzen stehen so im Umsatzsteuergesetz, aber welcher Umsatz bei Ihnen genau zählt, klärt Ihr Steuerbüro in fünf Minuten. Fragen Sie dort nach, bevor Sie Software kaufen.
Wer ausgenommen ist
Ein paar Fälle bleiben außen vor, und die betreffen kleine Betriebe häufiger, als man denkt:
- Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht gilt nur zwischen Unternehmen im Inland. Wer überwiegend für Privathaushalte arbeitet, ist beim Versand kaum betroffen.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- Fahrausweise.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Sie müssen keine E-Rechnungen ausstellen.
Der letzte Punkt führt regelmäßig zu einem teuren Missverständnis. Die Befreiung gilt nur fürs Ausstellen. Empfangen und im Original aufbewahren müssen Kleinunternehmer trotzdem. Wer das überliest, hat später ein Problem mit dem Vorsteuerabzug, nicht mit dem Rechnungsschreiben.
Der Empfang: weniger Aufwand, als Sie denken
Hier kommt die gute Nachricht. Sie brauchen kein Portal, keinen Spezialdienst und kein Abo. Ein normales E-Mail-Postfach reicht, das haben Bundesfinanzministerium und Bundesregierung ausdrücklich klargestellt. Ein eigenes Postfach nur für Rechnungen ist nicht vorgeschrieben, aber praktisch, weil dann nichts im allgemeinen Posteingang untergeht.
Zwei Dinge müssen Sie darüber hinaus können:
Die Datei lesen. Für XRechnung-XML gibt es kostenlose Anzeigeprogramme, viele Buchhaltungs- und Handwerkerprogramme bringen die Anzeige längst mit. Bei ZUGFeRD sehen Sie ohnehin ein normales PDF.
Die Datei im Original aufbewahren. Und zwar acht Jahre, seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz nicht mehr zehn. Wichtig ist das Wort „Original“: Aufbewahrt werden muss der strukturierte Datensatz, also die XML-Datei selbst.
Damit sind wir beim häufigsten Fehler im Alltag. Die Rechnung kommt als XML im Anhang, jemand druckt sie aus, heftet den Ausdruck ab und räumt das Postfach auf. Der Ausdruck ist keine gültige Aufbewahrung. Auf dem Papier steht dann alles richtig, und trotzdem fehlt bei der nächsten Prüfung der Beleg.
Der Versand: was Ihr Programm können muss
Wenn Sie Ihre Rechnungen heute mit Word, Excel oder einer alten Bürosoftware schreiben, ist das der Punkt, an dem es 2027 oder 2028 eng wird. Diese Programme erzeugen kein XML.
Bevor Sie etwas Neues kaufen, prüfen Sie in dieser Reihenfolge:
- Fragen Sie Ihr bestehendes Programm. Sehr viele Handwerker-, Waren- und Buchhaltungsprogramme haben XRechnung und ZUGFeRD in den letzten zwei Jahren nachgerüstet, oft im normalen Update. Häufig ist der Punkt bloß nie eingeschaltet worden.
- Fragen Sie Ihren Steuerberater. Er sagt Ihnen, welches Format in seiner Kanzlei sauber ankommt. Das erspart Ihnen die Auswahl.
- Erst dann suchen Sie ein neues Programm. Für kleine Fallzahlen gibt es günstige Anbieter, teilweise kostenlose Angebote der Kammern.
Wer erst 2028 versenden muss, hat dafür reichlich Zeit. Nur: Umstellungen dieser Art erledigt man besser im November als am 2. Januar.
Der Teil, über den kaum jemand spricht
Die Pflicht selbst ist in ein paar Stunden erfüllt. Interessant wird es einen Schritt weiter.
Denn wenn Rechnungen ohnehin als maschinenlesbare Daten ins Haus kommen, muss sie niemand mehr abtippen. Genau das ist bei den meisten Betrieben, die wir kennen, noch Handarbeit: Rechnung öffnen, Beträge vergleichen, umbenennen, in den richtigen Ordner ziehen, an die Buchhaltung weiterleiten, Zahlungsziel im Kalender notieren. Zehn Minuten pro Beleg, jeden Tag mehrfach.
Das lässt sich zusammenhängend regeln: Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, geprüft, benannt, abgelegt und weitergereicht. Ausgangsrechnungen entstehen direkt aus dem Auftrag, statt zweimal getippt zu werden. Für den Betrieb ist das der eigentliche Gewinn an der ganzen Sache, und die Pflicht ist nur der Anlass, es endlich anzugehen.
Was sich dabei zuerst lohnt und woran Sie die passenden Abläufe erkennen, steht im Beitrag Welche Abläufe sollten Sie zuerst automatisieren?.
Ihre Checkliste für diesen Herbst
Sechs Punkte, die Sie ohne Technikkenntnisse abarbeiten können:
- Suchen Sie in Ihrem Postfach nach Anhängen mit der Endung
.xml. Wenn welche da sind, bekommen Sie längst E-Rechnungen und wissen es nur nicht. - Legen Sie eine feste Empfangsadresse fest und teilen Sie sie Ihren Lieferanten mit, zum Beispiel
rechnung@ihrbetrieb.de. - Prüfen Sie Ihre Ablage: Liegt die XML-Datei wirklich im Original auf einem Laufwerk, das gesichert wird? Oder nur ein Ausdruck?
- Klären Sie Ihren Umsatz 2026. Über 800.000 € bedeutet Versandpflicht ab 01.01.2027, darunter ab 01.01.2028.
- Fragen Sie Ihren Softwareanbieter, ob XRechnung und ZUGFeRD unterstützt werden. Eine Mail genügt.
- Sprechen Sie mit Ihrem Steuerbüro über das gewünschte Format und den Übergabeweg.
Sind alle sechs Punkte geklärt, sind Sie durch. Bei vielen kleinen Betrieben ist das an einem Vormittag erledigt.
Was Hilfe kostet, und wann Sie keine brauchen
Zuerst die Variante, die uns kein Geld bringt: Wenn Ihr Rechnungsprogramm die Formate schon beherrscht und Ihr Steuerberater die Ablage übernimmt, brauchen Sie niemanden. Dann ist die E-Rechnung für Sie eine Einstellung, kein Projekt. Fragen Sie erst nach, bevor Sie etwas beauftragen.
Wenn Sie doch Unterstützung wollen, haben Sie zwei Wege:
Einordnung und Aufräumen. Wir schauen uns Ihre Rechnungswege an, sagen Ihnen, welche Frist bei Ihnen gilt, was Ihr Programm kann und was fehlt. Das läuft über unsere IT-Beratung zu 89 €/Std., meist reichen ein bis zwei Stunden.
Den Ablauf drumherum automatisieren. Eingang, Prüfung, Ablage, Weiterleitung an die Buchhaltung. Eine Automatisierung startet bei 600 € einmalig, laufende Betreuung optional ab 39 €/Monat. Was es in Ihrem Fall wäre, rechnen Sie auf der Leistungsseite in einer Minute selbst aus, ohne vorher ein Formular auszufüllen.
Weiterlesen
- Der Überblick, wie eine Automatisierung im Büro überhaupt arbeitet: Die Assistenz, die Sie nicht einstellen müssen.
- Wenn Rechnungsdaten im Spiel sind, wird der Datenschutz zum Thema: Automatisierung und Datenschutz.
- Wo Sie im Büro sonst noch Zeit gewinnen: KI im Büroalltag.